1. Responsable del tratamiento
- Identidad: OBRUMSUITE REFORMAS SL
- Domicilio: Carretera de Torrelodones 22, bloque 3, portal 1, planta 1, puerta C, 28260 Galapagar, Madrid, España
- Identificación fiscal: B93990893
- Correo de contacto: info@reformasobrumsuite.com
- Contacto de protección de datos: info@reformasobrumsuite.com
La sociedad actúa como responsable de los datos de contratación, facturación, soporte y seguridad del servicio. La empresa empleadora que aparece en la cuenta es responsable de los datos laborales de sus empleados, y Ficha-Me los trata por su cuenta conforme a sus instrucciones y al encargo de tratamiento. Las bases jurídicas de la empresa empleadora no se trasladan automáticamente al prestador.
2. Datos personales objeto de tratamiento
En función del uso que el interesado haga del Servicio, podrán tratarse las siguientes categorías de datos personales:
- Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, identificación corporativa.
- Datos laborales: empresa, departamento, puesto, horario contractual, calendario de festivos.
- Datos de registro horario: hora de entrada y salida, pausas, ausencias, vacaciones, proyectos asignados.
- Datos de geolocalización: ubicación en el momento del fichaje cuando el empresario lo configure y previa información al trabajador. Si se activa el cierre provisional en el móvil, también se tratan los eventos de entrada y salida de la zona de la jornada abierta y una comprobación puntual de ubicación.
- Datos de conexión y técnicos: dirección IP, identificadores de dispositivo, logs de actividad.
- Datos de facturación: razón social, NIF, dirección de facturación, datos de pago gestionados por Stripe.
Fichaje desde Apple Watch
Si vinculas tu Apple Watch, la app del reloj obtiene una ubicación puntual al buscar y confirmar la obra. El iPhone cercano transmite la solicitud al mismo servidor de Ficha-Me, que aplica las mismas reglas de empresa, precisión y zona. El acceso del reloj se limita a tu cuenta, caduca y se renueva al abrir la app del iPhone; cerrar sesión revoca ese acceso. No se registra un recorrido del reloj.
Tempo en Apple Watch
El chat del reloj comparte la conversación de Tempo de tu cuenta con el iPhone. Los mensajes y respuestas se guardan en Ficha-Me y se procesan mediante OpenAI. Para consultas públicas actuales, la búsqueda recibe una pregunta pública y, solo si eliges compartirla, tu municipio y barrio; no recibe automáticamente tu historial de fichajes ni las coordenadas precisas del reloj. La localidad se obtiene puntualmente mediante los servicios de ubicación de Apple. Puedes escribir una localidad sin activar esa opción.
La voz utiliza la voz configurada de Tempo mediante ElevenLabs y puede silenciarse. Los enlaces de rutas y establecimientos abren Mapas o la fuente que elijas; esos servicios gestionan la navegación con sus propios permisos. Una conversación no confirma por sí sola un fichaje ni una solicitud de ausencia.
Avisos de zona y cierre provisional opcional
Los avisos de llegada utilizan las zonas y horarios guardados en el móvil. La función opcional de cierre provisional envía al servidor de Ficha-Me los cambios de entrada y salida de la zona de la jornada abierta y una comprobación puntual de ubicación. El servidor valida su precisión y conserva la marca de la última presencia fiable; no crea un historial de recorridos.
Una salida detectada puede dejar la jornada pendiente de revisión. La última presencia fiable solo se propone como referencia si es reciente; no se convierte en una hora definitiva. El empleado debe confirmar o corregir su hora real y el administrador debe revisarla. Se generan avisos para ambos, con entrega por los canales que tengan habilitados. La función puede desactivarse en «Avisos al llegar y salir de una obra». Requiere conexión y permisos del móvil; el sistema operativo puede retrasar o impedir la entrega de los eventos.
3. Finalidades del tratamiento
- Prestar el servicio de registro horario y agente de IA contratado.
- Dar cumplimiento a la obligación de registro diario de jornada prevista en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto-Ley 8/2019.
- Gestionar la relación contractual, facturación y soporte.
- Atender consultas, quejas y solicitudes de los interesados.
- Cumplir con las obligaciones legales (fiscales, laborales, contables) aplicables al Prestador.
- Mejorar el Servicio mediante análisis estadísticos agregados (cuando proceda y previo consentimiento).
4. Base jurídica del tratamiento
- Cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD): tratamiento de los datos de registro horario derivados del Real Decreto-Ley 8/2019.
- Ejecución de un contrato (artículo 6.1.b del RGPD): prestación del Servicio contratado y gestión de la suscripción.
- Interés legítimo (artículo 6.1.f del RGPD): seguridad del Servicio y prevención de fraude, previa ponderación de los derechos afectados.
- Consentimiento (artículo 6.1.a del RGPD): cookies no estrictamente necesarias y comunicaciones comerciales.
5. Plazo de conservación
El empleador debe conservar los registros de jornada durante cuatro (4) años y mantenerlos disponibles conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Ficha-Me los trata siguiendo sus instrucciones, incluida la devolución o custodia documentada al finalizar el servicio. Esta obligación no fija por sí sola un plazo de cuatro años para coordenadas, audio o conversaciones.
El resto de datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recabados y, en su caso, durante los plazos legales de prescripción de las obligaciones derivadas.
6. Destinatarios y encargados del tratamiento
Conexiones opcionales con asistentes externos
Un administrador autorizado puede conectar la empresa con ChatGPT (OpenAI) o Claude (Anthropic) para consultar jornadas, salidas pendientes y horas por centro. Antes de autorizar, Ficha-Me muestra la empresa, el proveedor y el alcance. El conector permite compartir nombres de empleados, nombres de centros, fechas, horas, estados de jornada y si existe una incidencia de salida abierta. No ofrece herramientas para modificar fichajes ni devuelve coordenadas, documentos de identidad, contactos, nóminas, información de salud o el contenido libre de las incidencias.
Las respuestas se comunican al proveedor elegido y se gestionan según las condiciones y ajustes de la cuenta utilizada allí. La empresa debe comprobar que esa cuenta y ese uso son adecuados para sus datos laborales. La autorización técnica del administrador no sustituye la información a los empleados ni la determinación de la base jurídica del tratamiento.
Cada autorización dura hasta 30 días y puede retirarse en «Conectar IA». La retirada detiene nuevas consultas; no elimina respuestas ya guardadas en conversaciones externas, cuya gestión corresponde al proveedor. Ficha-Me conserva durante 90 días el nombre, la fecha y el resultado técnico de cada consulta, sin copiar sus argumentos o respuestas a ese registro. Los permisos se comprueban de nuevo en cada consulta.
Los servicios externos que pueden intervenir según las funciones utilizadas se indican a continuación. Su rol, entidad contratante, localización efectiva y garantías se documentarán en el anexo de proveedores previo a la contratación comercial:
- Hostinger: alojamiento de la aplicación y sus datos.
- Stripe: gestión de pagos y suscripciones cuando se contraten; la plataforma no almacena el número completo de tarjeta.
- Google Maps: visualización de mapas y servicios de ubicación utilizados.
- OpenAI: procesamiento de las consultas de Tempo y del contexto necesario para responder.
- ElevenLabs: conversión en voz del texto de las respuestas.
- Apple y Google: servicios del dispositivo y notificaciones según la plataforma.
- Telegram: mensajes cuando el usuario vincule y habilite ese canal. WhatsApp/Meta permanece pendiente de activación.
Voz de Tempo. ElevenLabs convierte en audio el texto de las respuestas del asistente cuando se utiliza la voz. El sonido está activado por defecto y puede silenciarse desde la cabecera. Con el sonido desactivado, las nuevas respuestas se muestran por escrito y no se solicita su conversión a audio. La preferencia se recuerda para cada cuenta en este dispositivo.
Adicionalmente, podrán comunicarse datos a Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, Inspección de Trabajo, Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y entidades equivalentes, cuando exista obligación legal.
7. Transferencias internacionales
Los proveedores externos pueden implicar tratamiento fuera del Espacio Económico Europeo. Deben verificarse para cada servicio la región efectiva, la entidad contratada y el mecanismo aplicable de los artículos 45 o 46 del RGPD, incluidas las medidas complementarias necesarias. La contratación comercial permanece cerrada mientras se completa esa validación; esta página no acredita por sí sola una certificación o contrato de un proveedor.
8. Derechos del interesado
El interesado puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos reconocidos por el RGPD y la LOPDGDD:
- Acceso a sus datos personales.
- Rectificación de datos inexactos.
- Supresión de los datos cuando concurran las circunstancias legalmente previstas.
- Limitación del tratamiento.
- Portabilidad de los datos.
- Oposición al tratamiento.
- No ser objeto de decisiones individuales automatizadas con efectos jurídicos.
- Retirar el consentimiento prestado.
Para ejercer estos derechos, el interesado puede dirigirse al contacto de privacidad en info@reformasobrumsuite.com indicando su solicitud. Solo se pedirá información adicional proporcionada para verificar la identidad cuando sea necesaria. Para datos laborales, contacte también con su empresa empleadora.
9. Autoridad de control
Sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o judicial, el interesado tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), sita en C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, o a través de su sede electrónica en www.aepd.es, cuando considere que el tratamiento de sus datos personales no es conforme a la normativa.
10. Seguridad
El Prestador aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD, con controles de acceso por empresa y rol y protección de comunicaciones. La revisión de copias, recuperación, conservación y proveedores forma parte de las comprobaciones previas al lanzamiento comercial.
11. Modificaciones
La presente Política de Privacidad podrá ser modificada para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o de interpretación de la AEPD. Las modificaciones se publicarán en el Sitio Web, indicando la fecha de la última actualización.